1. Ποιος είναι τι
Υπεύθυνος επεξεργασίας: η σχολή. Αποφασίζει ποια δεδομένα καταχωρούνται, γιατί, και για πόσο.
Εκτελών την επεξεργασία: INNOVATIVE & OUTSOURCING SERVICES E.E, που παρέχει το egrafi.
2. Αντικείμενο και διάρκεια
Επεξεργαζόμαστε δεδομένα αποκλειστικά για να παρέχουμε το εργαλείο: διαχείριση μαθητών και τμημάτων, καταγραφή παρουσιών, αποστολή ενημερώσεων σε κηδεμόνες, τήρηση εσωτερικού ισοζυγίου και παρακολούθηση προόδου. Για όσο διαρκεί η συνδρομή, και για τριάντα ημέρες μετά τη λήξη της.
3. Κατηγορίες προσώπων και δεδομένων
| Πρόσωπα | Δεδομένα |
|---|---|
| Μαθητές (ανήλικοι) | Ονοματεπώνυμο, τάξη ή επίπεδο, ημερομηνία γέννησης, τμήματα, παρουσίες, βαθμοί και εικόνα προόδου |
| Κηδεμόνες | Ονοματεπώνυμο, κινητό, email, σχέση με τον μαθητή, προτιμήσεις ενημέρωσης, ιστορικό απεσταλμένων μηνυμάτων |
| Προσωπικό της σχολής | Ονοματεπώνυμο, email, ρόλος, στοιχεία πρόσβασης |
Δεν τηρούνται ειδικές κατηγορίες δεδομένων (υγεία, εθνοτική καταγωγή, θρησκεία, πολιτικές πεποιθήσεις). Το σύστημα δεν διαθέτει πεδία για τέτοια στοιχεία.
Το σύστημα δεν διαθέτει πεδίο ελεύθερου κειμένου για τον μαθητή. Κάθε στοιχείο που καταχωρείται έχει συγκεκριμένο τύπο και σκοπό, ώστε να μην μπορούν να καταλήξουν εκεί δεδομένα υγείας ή άλλες ειδικές κατηγορίες κατά λάθος.
4. Οι υποχρεώσεις μας
- Επεξεργαζόμαστε δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις εντολές της σχολής, όπως αυτές εκφράζονται μέσα από τη χρήση του εργαλείου.
- Δεσμεύουμε με εμπιστευτικότητα κάθε πρόσωπο που μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση.
- Εφαρμόζουμε τα μέτρα ασφαλείας της παραγράφου 6 και τα επανεξετάζουμε.
- Σας βοηθάμε να ανταποκριθείτε σε αιτήματα υποκειμένων και σε υποχρεώσεις ασφαλείας.
- Σας ειδοποιούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση για κάθε παραβίαση, με όσα στοιχεία διαθέτουμε.
- Διαγράφουμε ή επιστρέφουμε τα δεδομένα στη λήξη, κατά την επιλογή σας.
- Σας παρέχουμε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποδείξετε συμμόρφωση.
5. Υπεργολάβοι
Εγκρίνετε γενικά τη χρήση των παρακάτω. Θα σας ειδοποιήσουμε τριάντα ημέρες πριν από κάθε προσθήκη ή αλλαγή, ώστε να μπορείτε να αντιταχθείτε.
| Υπεργολάβος | Υπηρεσία | Τοποθεσία |
|---|---|---|
| Supabase | Βάση δεδομένων | Φρανκφούρτη, ΕΕ |
| Vercel | Φιλοξενία εφαρμογής | Φρανκφούρτη, ΕΕ |
| Resend | Αποστολή email | ΗΠΑ, με τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες |
| Sentry | Καταγραφή σφαλμάτων | ΕΕ, με φιλτράρισμα προσωπικών δεδομένων |
| Apifon (Θεσσαλονίκη, Ελλάδα) | Αποστολή SMS | ΕΕ |
6. Μέτρα ασφαλείας
Τα μέτρα δεν είναι δηλώσεις προθέσεων· είναι υλοποιημένα και ελέγχονται:
- Απομόνωση ανά σχολή στο επίπεδο της βάσης. Κάθε ερώτημα φιλτράρεται από τη βάση με βάση τη συνεδρία του χρήστη, όχι από τον κώδικα της εφαρμογής. Σφάλμα προγραμματισμού δεν αρκεί για να διαρρεύσουν δεδομένα άλλης σχολής.
- Κωδικοί. Αποθηκεύονται μόνο ως μη αντιστρέψιμο αποτύπωμα, με αλγόριθμο ανθεκτικό σε επίθεση. Οι πίνακες πρόσβασης είναι κλειστοί ακόμη και για τον λογαριασμό της εφαρμογής.
- Κρυπτογράφηση. Σε κάθε μεταφορά, και στα αποθηκευμένα δεδομένα από τον πάροχο της βάσης.
- Διαχωρισμός ρόλων. Ο διδάσκων δεν βλέπει στοιχεία επικοινωνίας κηδεμόνων ούτε οικονομικά.
- Καταγραφή ενεργειών σε κρίσιμες πράξεις, χωρίς αντιγραφή προσωπικών δεδομένων: μόνο ρητά δηλωμένα πεδία περνούν.
- Αυτόματοι έλεγχοι. Η απομόνωση, η πρόσβαση και η ορθότητα του ισοζυγίου ελέγχονται με δοκιμές πριν από κάθε παράδοση.
- Αντίγραφα ασφαλείας από τον πάροχο της βάσης, εντός ΕΕ.
7. Δικαιώματα υποκειμένων
Τα αιτήματα απευθύνονται στη σχολή. Το εργαλείο επιτρέπει άμεση προβολή, διόρθωση και διαγραφή· για ό,τι δεν καλύπτεται από τις οθόνες, βοηθάμε τεχνικά χωρίς πρόσθετη χρέωση.
8. Διατήρηση και διαγραφή
Τα στοιχεία μαθητή που αποχώρησε ανωνυμοποιούνται μετά από έξι μήνες. Στη λήξη της συνδρομής, τα δεδομένα της σχολής διαγράφονται μετά από τριάντα ημέρες, εκτός αν ζητηθεί νωρίτερη διαγραφή ή το επιβάλλει ο νόμος.
9. Έλεγχος
Έχετε δικαίωμα να ζητήσετε τεκμηρίωση για τη συμμόρφωσή μας. Επιτόπιος έλεγχος γίνεται κατόπιν εύλογης ειδοποίησης, μία φορά ετησίως, και εφόσον δεν θίγει την ασφάλεια των υπόλοιπων πελατών.
10. Διεθνείς διαβιβάσεις
Τα δεδομένα φυλάσσονται εντός ΕΕ. Όπου υπεργολάβος βρίσκεται εκτός, εφαρμόζονται οι τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
Επικοινωνία
INNOVATIVE & OUTSOURCING SERVICES E.E, ΚΑΡΑΟΛΗ ΚΑΙ ΔΗΜΗΤΡΙΟΥ 11 45332 ΙΩΑΝΝΙΝΑ
Email: info@egrafi.gr